Unterweisungssoftware für Fremdfirmen: vier Wege im Vergleich
Wer Fremdfirmen im Betrieb hat, muss sie über Gefahren informieren und sich vergewissern, dass ihre Beschäftigten angemessene Anweisungen haben. Wie Sie das festhalten, ist offen: mit Papier, Excel, einem externen Portal oder Unterweisungssoftware. Diese Seite ordnet die Wege ein und nennt, was UnterweisungsManager dabei kann und was nicht.
Was das Gesetz bei Fremdfirmen verlangt
Die Pflicht zur Unterweisung nach § 12 ArbSchG richtet sich an den Arbeitgeber gegenüber seinen eigenen Beschäftigten. Für Fremdfirmen greift § 8 ArbSchG:
- § 8 Abs. 1: Werden Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig, sind die Arbeitgeber zur Zusammenarbeit verpflichtet. Soweit erforderlich, unterrichten sie sich gegenseitig und ihre Beschäftigten über die Gefahren und stimmen Maßnahmen zur Verhütung ab.
- § 8 Abs. 2: Der Arbeitgeber muss sich je nach Art der Tätigkeit vergewissern, dass Beschäftigte anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, angemessene Anweisungen erhalten haben.
- § 15 Abs. 1 GefStoffV: Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen informiert der Auftraggeber die Fremdfirmen über Gefahrenquellen und spezifische Verhaltensregeln.
- § 3 Abs. 1 BaustellV: Auf Baustellen mit Beschäftigten mehrerer Arbeitgeber ist ein Koordinator zu bestellen.
Ein Dokumentationsformat schreibt der Text von § 8 ArbSchG nicht vor. Wie ausführlich Ihre Unterrichtung sein muss, hängt von Gefährdungen und Tätigkeiten ab; klären Sie das mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit.
Die vier Wege im Vergleich
Die Tabelle vergleicht, wie jeder Weg die Alltagsaufgaben löst. Beim externen Portal hängt der Funktionsumfang vom Anbieter ab; die Zeilen sind deshalb allgemein gehalten. Bei der Software für Eigenpersonal stehen nur Funktionen, die UnterweisungsManager tatsächlich hat.
| Kriterium | Papier / Unterschriftenliste | Excel-Liste | Externes Fremdfirmen-Portal | Software für Eigenpersonal |
|---|---|---|---|---|
| Aufwand je Einsatz | Liste ausdrucken, vor Ort unterschreiben lassen, ablegen | Zeile ergänzen, ggf. ausdrucken und unterschreiben lassen | Fremdfirma arbeitet sich vorab online durch, Auftraggeber prüft Ergebnis | Für Ihre Beschäftigten: Durchführung und Teilnehmende erfassen |
| Nachweis der Teilnahme | Eigenhändige Unterschrift auf Papier | Unterschrift auf Ausdruck oder Eintrag in der Tabelle | Je nach Anbieter digitale Bestätigung — vor Auswahl prüfen | Quittierung vor Ort oder digital je Teilnehmer, mit Zeitstempel |
| Wiederfinden eines Nachweises | Ordner durchsuchen; wächst mit jedem Einsatz | Suchen und Filtern in der Tabelle, solange sie gepflegt ist | Zentral durchsuchbar, soweit das Portal es bietet | CSV-Export für Beschäftigte, Durchführungen und Nachweise |
| Erinnerung an Wiederholungen | Keine; hängt an einer Person und einem Kalender | Nur mit eigenen Formeln oder Kalendereinträgen | Je nach Anbieter (Gültigkeit je Fremdfirma oder Person) | Fristenübersicht mit Wiederholungsintervall je Thema |
| Viele wechselnde Fremdfirmen | Wird unübersichtlich, jede Liste ist einzeln | Machbar bis zu einer überschaubaren Zahl; Pflege bleibt manuell | Typischerweise dafür gedacht: Firmen und Personen werden verwaltet | Nicht vorgesehen: Die Software führt Beschäftigte, keine Fremdfirmen |
| Einarbeitung | Keine | Gering, wenn Excel ohnehin im Einsatz ist | Einführung auf beiden Seiten, auch bei den Fremdfirmen | Anlegen von Themen und Beschäftigten, danach laufende Pflege |
| Kosten | Papier und Ablagezeit | Arbeitszeit für die Pflege; keine Lizenz | Laufende Kosten für das Portal bzw. die Dienstleistung | Laufende Lizenzkosten; Tarife auf der Preisseite |
Kosten sind hier bewusst nur qualitativ beschrieben: Für Portal-Anbieter liegt uns keine belegte Preisquelle vor.
Wann passt welcher Weg?
- Papier oder Excel — wenige Fremdfirmen und seltene Einsätze. Eine einfache Liste mit Firma, Name, Datum, Inhalt der Unterrichtung und Unterschrift genügt als Ablage, solange jemand sie pflegt. Als Ausgangspunkt dient die Excel-Vorlage für die Arbeitsschutz-Unterweisung: Sie ist für Beschäftigte gedacht, die Spalte „Personalnr. / Funktion“ lässt sich aber für den Firmennamen nutzen.
- Externes Fremdfirmen-Portal oder Dienstleister — viele wechselnde Fremdfirmen, Zugangssteuerung am Werkstor oder Pflicht zur Vorabprüfung. Das ist der Fall, für den solche Lösungen gebaut sind. Prüfen Sie vor der Auswahl, ob Datenschutz, Sprachen und die Bestätigung durch die Fremdfirma zu Ihrem Ablauf passen.
- Unterweisungssoftware für Eigenpersonal — Ihr Schwerpunkt liegt bei den eigenen Beschäftigten, die Fremdfirmen sind eine Randgruppe. Dann zahlt sich aus, dass Themen, Intervalle und Nachweise an einer Stelle liegen, und für die Fremdfirmen reicht eine separate, einfache Liste.
- Kombination — häufig die ehrlichste Lösung: eigenes Personal in der Software, Fremdfirmen zunächst in Excel oder im Portal.
Was UnterweisungsManager für Ihr Eigenpersonal leistet
Sie legen Beschäftigte und Unterweisungsthemen mit Wiederholungsintervall an, erfassen Durchführungen mit Quittierung vor Ort oder digital, sehen fällige Wiederholungen in der Fristenübersicht und exportieren Nachweise als CSV. Änderungen werden im Änderungsprotokoll festgehalten. Eine eigene Fremdfirmen-Verwaltung gehört nicht dazu. Die Demo bekommen Sie als Link per E-Mail.
Demo anfordern →FAQ
Muss ich Mitarbeiter von Fremdfirmen unterweisen?
Das Arbeitsschutzgesetz regelt es anders als bei Ihren eigenen Beschäftigten: Nach § 8 Abs. 1 ArbSchG müssen Arbeitgeber zusammenarbeiten, wenn Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz tätig werden, und sich gegenseitig sowie ihre Beschäftigten über die mit den Arbeiten verbundenen Gefahren unterrichten und Maßnahmen abstimmen. Nach § 8 Abs. 2 muss sich der Arbeitgeber je nach Art der Tätigkeit vergewissern, dass die Beschäftigten anderer Arbeitgeber, die in seinem Betrieb tätig werden, angemessene Anweisungen erhalten haben.
Wie weise ich die Unterrichtung von Fremdfirmen nach?
Der Gesetzestext von § 8 ArbSchG nennt kein bestimmtes Format. Praktisch hält ein Nachweis fest, welche Firma und welche Personen wann worüber informiert wurden und wer das durchgeführt hat. Ob das auf Papier, in Excel oder in einem Portal geschieht, entscheiden Sie nach Menge und Wechsel der Fremdfirmen.
Gilt bei Gefahrstoffen etwas Besonderes?
Ja. Sollen Fremdfirmen Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ausüben, hat der Arbeitgeber als Auftraggeber nach § 15 Abs. 1 GefStoffV sicherzustellen, dass nur Fremdfirmen mit den erforderlichen Fachkenntnissen und Erfahrungen herangezogen werden, und die Fremdfirmen über Gefahrenquellen und spezifische Verhaltensregeln zu informieren.
Und auf der Baustelle?
Für Baustellen, auf denen Beschäftigte mehrerer Arbeitgeber tätig werden, ist nach § 3 Abs. 1 BaustellV vom nach § 4 Verantwortlichen ein Koordinator zu bestellen. Die Arbeitgeber bleiben für ihre Arbeitsschutzpflichten selbst verantwortlich und haben ihre Beschäftigten nach § 5 Abs. 2 BaustellV in verständlicher Form und Sprache über die sie betreffenden Schutzmaßnahmen zu informieren.
Kann UnterweisungsManager Fremdfirmen verwalten?
Nein, nicht als eigene Funktion. UnterweisungsManager führt Beschäftigte, Unterweisungsthemen, Durchführungen und Fristen Ihres eigenen Betriebs. Eine Verwaltung von Fremdfirmen mit Firmenstamm und Zugangssteuerung enthält die Software nicht. Sie eignet sich für den Teil, den Sie ohnehin selbst nachweisen: die Unterweisung Ihrer Beschäftigten.