Unterweisung Arbeitsschutz Vorlage: Aufbau und Ausfüllhinweise
Eine Excel-Vorlage für die Arbeitsschutz-Unterweisung — und die Erklärung dazu, was in welches Feld gehört. Sie sehen Feld für Feld, wie der Nachweis aufgebaut ist, was Sie eintragen und woran Sie die nächste Fälligkeit erkennen.
Aufbau der Vorlage: zwei Blätter, vier Bereiche
Die Datei besteht aus dem Blatt „Unterweisungsnachweis“, das Sie pro Unterweisung ausfüllen, und dem Blatt „Hinweise“ mit einer Kurzanleitung. Das Nachweisblatt gliedert sich in vier Bereiche: Kopfdaten, Themen und Inhalt, Teilnehmer-Tabelle sowie Fälligkeit und Unterschrift der unterweisenden Person.
Bereich 1: Kopfdaten Feld für Feld
Unternehmen / Betrieb
Name des Betriebs, in dem unterwiesen wird — bei mehreren Standorten der Standort, nicht nur die Firma.
Abteilung / Bereich
Der Arbeitsbereich der Teilnehmenden, etwa Lager, Werkstatt oder Büro. Die Unterweisung soll auf den Arbeitsplatz zugeschnitten sein.
Datum der Unterweisung
Tag der Durchführung — nicht das Datum, an dem Sie das Blatt ausfüllen oder ablegen. Von diesem Datum aus rechnen Sie die nächste Wiederholung.
Uhrzeit / Dauer
Beginn und Dauer, damit nachvollziehbar bleibt, wie ausführlich unterwiesen wurde.
Unterweisende Person
Vor- und Nachname der Person, die die Unterweisung durchgeführt hat.
Funktion / Stellung
Etwa Führungskraft, Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Sicherheitsbeauftragte — damit erkennbar ist, in welcher Rolle unterwiesen wurde.
Unterweisungsart
Erstunterweisung, wiederkehrende Unterweisung oder anlassbezogene Unterweisung. Die Art entscheidet darüber, wie Sie die nächste Frist ansetzen.
Bereich 2: Themen und Inhalt der Unterweisung
Das Inhaltsfeld ist ein freies Textfeld. Die Vorlage gibt als Beispiele Gefahren am Arbeitsplatz, Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln, Erste-Hilfe-Maßnahmen, Brandschutz und betriebsspezifische Themen vor. Entscheidend ist, dass die Einträge zu Ihrem Arbeitsplatz passen: Nach § 12 Abs. 1 ArbSchG umfasst die Unterweisung Anweisungen und Erläuterungen, die eigens auf den Arbeitsplatz oder den Aufgabenbereich der Beschäftigten ausgerichtet sind. „Arbeitsschutz allgemein“ als einziger Eintrag sagt später wenig darüber aus, was tatsächlich besprochen wurde — nennen Sie die Themen einzeln.
Bereich 3: Teilnehmer-Tabelle
Lfd. Nr.
Fortlaufende Nummer; die Vorlage bietet 19 Zeilen je Blatt.
Name, Vorname
Die Beispielzeile „Mustermann, Max“ ersetzen Sie durch die erste echte Person.
Personalnr. / Funktion
Hilft, gleichnamige Personen auseinanderzuhalten und den Arbeitsbereich festzuhalten.
Unterschrift Teilnehmer
Jede Person bestätigt ihre Teilnahme selbst, am besten direkt nach der Unterweisung.
Datum
Datum der Unterschrift. Weicht es vom Unterweisungstag ab (Nachholer), ist das hier sichtbar.
Bereich 4: Fälligkeit und Unterschrift der unterweisenden Person
Unter der Tabelle steht „Nächste Unterweisung fällig am“. Die Vorlage nennt als Richtwert spätestens zwölf Monate nach der Unterweisung und für Jugendliche einen kürzeren Abstand. Die Mindestfrist von einem Jahr folgt aus § 4 DGUV Vorschrift 1; für Jugendliche prüfen Sie die maßgebliche Vorschrift selbst, denn dieser Richtwert in der Datei ersetzt den Gesetzestext nicht. Zuletzt unterschreibt die unterweisende Person das Blatt.
So füllen Sie die Vorlage aus: fünf Schritte
- Kopfdaten ausfüllen: Unternehmen, Abteilung, Datum und Uhrzeit bzw. Dauer.
- Unterweisende Person, Funktion und Unterweisungsart eintragen.
- Behandelte Themen im Inhaltsfeld einzeln festhalten.
- Alle Teilnehmenden in die Tabelle eintragen; jede Person bestätigt mit Unterschrift und Datum.
- Fälligkeit der nächsten Unterweisung notieren, das Blatt unterschreiben und aufbewahren.
Fristen nicht mehr aus Excel-Blättern zusammensuchen
Mit der Vorlage rechnen Sie jede Fälligkeit selbst aus und legen die Blätter ab. UnterweisungsManager legt Themen mit einem Wiederholungsintervall an und zeigt in der Fristenübersicht, wer wann wieder dran ist. Die Demo bekommen Sie als Link per E-Mail.
Demo anfordern →Rechtsgrundlage: warum der Nachweis so aussieht
Nach § 12 ArbSchG muss der Arbeitgeber die Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit ausreichend und angemessen unterweisen, und zwar bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich, bei neuen Arbeitsmitteln oder einer neuen Technologie. Die DGUV Vorschrift 1 § 4 ergänzt den Wiederholungsrhythmus (mindestens jährlich) und die Pflicht, die Unterweisung zu dokumentieren. Die Vorlage orientiert sich daran, ersetzt aber nicht den Wortlaut der Vorschriften, die Gefährdungsbeurteilung oder die Beurteilung durch eine fachkundige Person.
Vorlagen für einzelne Themen
Für häufige Einzelthemen gibt es eigene Nachweise mit Themenliste, darunter die jährliche Unterweisung von Staplerfahrern:
FAQ
Welche Vorlage brauche ich für die Unterweisung im Arbeitsschutz?
Eine Vorlage, die festhält, wer wann von wem zu welchem Thema unterwiesen wurde und die Teilnahme bestätigt. Die Excel-Vorlage auf dieser Seite enthält dafür Kopfdaten, ein Themenfeld, eine Teilnehmer-Tabelle mit Unterschriftenspalte und ein Feld für die Fälligkeit der nächsten Unterweisung. Welche Themen Sie eintragen, hängt von Ihrem Arbeitsplatz ab.
Wie oft ist die Unterweisung im Arbeitsschutz zu wiederholen?
Nach § 4 der DGUV Vorschrift 1 mindestens einmal jährlich, bei Bedarf in kürzeren Abständen, etwa bei geänderten Arbeitsabläufen. Zusätzlich verlangt § 12 ArbSchG die Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit.
Reicht die jährliche Sicherheitsunterweisung als einziger Termin?
Nicht in jedem Fall. Die jährliche Wiederholung ist der Mindestrhythmus. Wer eine neue Maschine einführt, den Arbeitsplatz wechselt oder nach einem Unfall neue Gefahren erkennt, unterweist zusätzlich anlassbezogen. In der Vorlage tragen Sie dafür bei „Unterweisungsart“ den Anlass ein.
Muss die Unterweisung dokumentiert werden und mit Unterschrift?
Dokumentiert werden muss sie nach § 4 DGUV Vorschrift 1. Eine Unterschrift schreibt diese Vorschrift nicht vor; einzelne staatliche Vorschriften verlangen sie ausdrücklich, etwa § 14 Abs. 2 GefStoffV bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen. Die Vorlage hat eine Unterschriftenspalte, weil die Bestätigung durch die Teilnehmenden den Nachweis belastbarer macht.
Gibt es eine Vorlage für die jährliche Unterweisung von Staplerfahrern?
Ja, eine eigene Excel-Vorlage mit Themenliste aus DGUV Vorschrift 68 finden Sie unter „Unterweisungsnachweis Stapler“. Die allgemeine Vorlage auf dieser Seite eignet sich für alle übrigen Themen der Arbeitsschutz-Unterweisung.
Kann ich die Vorlage für mehrere Themen am selben Tag nutzen?
Ja. Tragen Sie die Themen im Inhaltsfeld ein, solange derselbe Personenkreis am selben Tag von derselben Person unterwiesen wird. Wechseln Teilnehmende oder Unterweisende, nehmen Sie ein neues Blatt.